Mennyibe kerül egy egyedi ERP rendszer?

Ez az első kérdés, amit szinte minden cégvezető feltesz, amikor egy vállalatirányítási rendszer gondolata felmerül. A becsületes válasz az, hogy egy egyedi ERP rendszer ára nagyon széles skálán mozog, és a különbséget néhány jól körülhatárolható tényező okozza. Ha ezeket ismeri, már az első egyeztetésen pontosabb képet kap, és könnyebben össze tudja hasonlítani az ajánlatokat.

Miért nincs egy fix ár?

Egy egyedi ERP rendszer nem dobozos termék, hanem a cége folyamataira épülő szoftver. Egy tízfős kereskedelmi cég készlet- és számlakezelése egészen más méretű feladat, mint egy több telephelyes gyártó cég rendszere, ahol a termelés, a raktár és a mérlegek is összekapcsolódnak. Ezért minden komoly fejlesztő felméri a cég működését, mielőtt árat mond.

A saját projektjeinkben is jól látszik ez a különbség. Egy gombatermesztő és -feldolgozó cégnél a vállalatirányítási rendszernek az automata szállítójárműveket (AGV), a vonalkódolvasó kapukat, a mérlegeket és a nyomtatókat is kezelnie kellett, egy CRM rendszer viszont elsősorban az ügyfelekre és az ajánlatokra koncentrál. Mindkettő egyedi rendszer, a méretük mégis nagyon eltér.

Mitől függ az ár?

1. Hány területet fed le a rendszer?

Az ERP rendszer részekből, úgynevezett modulokból áll: készlet, beszerzés, értékesítés, pénzügy, gyártás, ügyfélkezelés (CRM). Minél több területet kell lefedni, annál nagyobb a fejlesztés. Sok cég a legfontosabb egy-két modullal kezd, és a többit később építi hozzá.

2. Hányan használják, és kinek mihez van joga?

Ha a rendszert öt ember használja ugyanazokkal a jogokkal, az egyszerűbb, mint ha ötven felhasználó van különböző szerepkörökkel (raktáros, értékesítő, vezető, könyvelő), akik mást látnak és mást szerkeszthetnek.

3. Mely meglévő programokhoz kell kapcsolódni?

A számlázó program, a webshop, a könyvelés vagy egy bankrendszer összekötése külön munka. Minden integráció attól függ, mennyire jól dokumentált a másik rendszer, és ad-e lehetőséget a kapcsolódásra.

4. Át kell-e hozni a régi adatokat?

Ha a cég évek óta Excelben vagy egy régi programban vezeti az adatait, azokat meg kell tisztítani és át kell emelni az új rendszerbe. Ez sokszor alábecsült feladat, ezért érdemes már az elején felmérni.

5. Be kell-e kötni üzemi eszközöket?

Mérlegek, vonalkódolvasók, címkenyomtatók, gépek vagy automata szállítójárművek (AGV) bekötése nagyon hasznos, mert megszünteti a kézi adatrögzítést, de a fejlesztésben külön tételt jelent.

6. Milyen kimutatásokra van szükség?

Az alap listák és összesítők egyszerűek. Az összetett, több szempont szerint szűrhető vezetői kimutatások több munkát igényelnek, viszont sokszor pont ezek miatt éri meg az egész rendszer.

A fejlesztésen túli költségek

Az ár nem ér véget az átadással. Érdemes előre számolni ezekkel is:

• Üzemeltetés: szerver, rendszeres frissítések, mentések és felügyelet.
• Továbbfejlesztés: a cég változik, és a rendszernek követnie kell. Új modulok, új kimutatások, új integrációk.
• Betanítás: a munkatársaknak meg kell tanulniuk használni a rendszert. Egy jól megtervezett felület ezt jelentősen lerövidíti.

Egyedi rendszernél jellemzően nincs felhasználónkénti havi licencdíj, ami a kész ERP rendszereknél a létszám növekedésével komoly tétel lehet.

Hogyan lehet csökkenteni a költséget?

• Kezdjen kicsiben. Válassza ki azt az egy-két területet, ahol a legtöbb idő megy el kézi munkára, és ott kezdje. A többi modult később, az első tapasztalatok alapján lehet hozzáépíteni.
• Tartsa meg, ami működik. Ha a számlázó program jól bevált, nem kell lecserélni, elég összekötni az új rendszerrel.
• Legyen pontos a felmérés. Minél jobban ismeri a fejlesztő a cég folyamatait, annál kisebb az esélye a menet közbeni meglepetéseknek és a pluszköltségeknek.

Mikor éri meg?

Egy egyszerű számítás sokat segít. Nézze meg, hány munkatárs hány órát tölt hetente adatok többszöri felvitelével, kimutatások kézi összerakásával és hibák javításával. Ezt szorozza meg egy munkaóra költségével, és egy évre vetítve kiderül, mennyibe kerül most a kézi munka. Sok cégnél ez az összeg meglepően magas, és egy jól célzott rendszer néhány év alatt megtérül.

Ha nem biztos a számokban, egy-két hétig érdemes felírni, ki mennyi időt tölt ilyen feladatokkal. Már ez az egyszerű mérés is sokszor meglepő eredményt hoz, és jó alapot ad a döntéshez.

Hogyan kap pontos árat?

A pontos árhoz ismernünk kell a cége folyamatait. Egy díjmentes felmérésen átbeszéljük, mely területeken hozná a legtöbbet egy rendszer, milyen programokhoz kell kapcsolódnia, és mit érdemes elsőként megvalósítani. Ezután részletes ajánlatot adunk, amelyből pontosan látja, mire mennyit fizet.

Ha még nem biztos benne, hol veszít a legtöbb időt a cége, kezdje a 2 perces digitalizációs gyorsteszttel.