Excel vagy ERP? 7 jel, hogy a cége kinőtte a táblázatokat

Szinte minden cég Excellel kezdi. Gyors, mindenki ismeri, és az elején pont elég. Aztán a cég nő, a táblázatok száma is nő, és egyszer csak azon kapja magát, hogy a munkatársak több időt töltenek a táblázatok karbantartásával, mint a valódi munkával. Az alábbi jelek segítenek eldönteni, hogy Önnél eljött-e ez a pont.

1. Ugyanazt az adatot több helyre is be kell írni

A rendelést beírják a rendelési táblába, aztán a készletbe, aztán a számlázóba, végül a havi összesítőbe. Minden egyes másolás időt visz el, és minden egyes másolásnál hiba csúszhat be. Egy rendszerben az adatot egyszer rögzítik, és onnan minden érintett helyen megjelenik.

2. Nem egyértelmű, melyik a legfrissebb fájl

„Rendelések_vegleges.xlsx”, „Rendelések_vegleges_2.xlsx”, „Rendelések_JAVITOTT.xlsx”. Ha a cégnél rendszeresen előfordul, hogy valaki egy régi változatban dolgozik, abból előbb-utóbb rossz döntés vagy elrontott szállítás lesz.

3. Egyszerre csak egy ember dolgozhat benne

A fájl zárolva van, mert valaki más épp szerkeszti. Vagy megosztott fájlban dolgoznak, és egymás módosításait írják felül. Ahogy nő a csapat, ez egyre több fennakadást okoz.

4. A havi kimutatás napokig készül

Ha a vezetői riporthoz több táblázatból kell kézzel összemásolni és ellenőrizni az adatokat, akkor a kimutatás mire elkészül, már el is avult. Egy rendszerben ugyanez egy kattintás, és mindig a pillanatnyi állapotot mutatja.

5. Egy elrontott képlet mindent borít

Egy véletlenül felülírt képlet vagy egy rossz helyre húzott cella csendben hamis számokat ad. Az ilyen hibát sokszor csak hetekkel később veszik észre, amikor már döntések születtek rá.

6. Csak egy ember érti, hogyan működik a táblázat

Sok cégnél van egy munkatárs, aki évek alatt felépítette a „nagy táblázatot”, és csak ő tudja, mi hogyan számolódik. Ha szabadságra megy vagy távozik, a cég egy fontos része megáll. Ez komoly üzleti kockázat.

7. Nem lehet tudni, ki mit változtatott

Egy táblázatban nehéz nyomon követni, ki, mikor és mit módosított, és azt sem lehet jól szabályozni, ki mihez férjen hozzá. Ha az ügyféladatok, árak vagy bérek egy fájlban vannak, amit sokan megnyitnak, az adatbiztonsági szempontból is kockázatos.

Mikor jó még az Excel?

Nem kell mindent azonnal lecserélni. Az Excel jó választás marad, ha:

• egy-két ember használja, és nincs szükség közös, egyidejű munkára,
• az adatok nem kapcsolódnak más programokhoz,
• ritkán változó, egyszerű nyilvántartásról van szó,
• elemzéshez vagy egyszeri számításhoz kell.

Sok cégnél az a legjobb megoldás, ha a napi működés egy rendszerben fut, az Excel pedig megmarad elemzésre, ahová a rendszer adatai egy gombnyomással exportálhatók.

Hogyan érdemes váltani?

Nem kell egyszerre az egész céget átállítani. A legjobb, ha azzal a területtel kezdi, ahol a legtöbb idő megy el kézi másolásra és ellenőrzésre, például a készlettel vagy a rendelésekkel. A régi táblázatok adatai átemelhetők az új rendszerbe, így semmi nem vész el.

Általában a készlet vagy a rendelések kezelése a jó kiindulópont, mert ott a legtöbb a kézi másolás, és ott látszik a leggyorsabban az eredmény.

Ha kíváncsi, a cégénél hol veszik el a legtöbb idő, töltse ki a 2 perces digitalizációs gyorstesztet. Ha már tudja, mire lenne szüksége, kérjen díjmentes felmérést, és átbeszéljük, mivel érdemes kezdeni.